Az irodatechnikai eszközök beszerzése, üzemeltetése költségekkel jár, egy vállalkozás vezetőjének, illetve az iroda vezetőjének érdemes ezeket időnként áttekintenie, és ha szükséges, optimalizálnia. Mennyi a kellékanyagokra fordított költség? A papírokra, irodaszerekre? Mennyibe kerül egy oldalnyi nyomat elkészítése átlagosan? Mennyi a havi/éves nyomtatási kiadás? Kell-e minden munkatárs személyi számítógépe mellé külön lézernyomtató? Milyen az egyes berendezések kihasználtsága? Nem lenne-e gazdaságosabb hálózati üzemmódban egy nagy teljesítményű multifunkciós készülék használata? Hogyan alakulnak a szervizelési díjak?
A sok kérdés megválaszolása, a költségadatok áttekintése, elemzése után lehet változtatni. A nyomtató bérlés például kifejezetten költséghatékony megoldás lehet, hiszen beruházás nélkül juthat a cég korszerű, gazdaságosan üzemeltethető, folyamatosan karbantartott nagyteljesítményű eszközhöz, havi bérleti díjért. A bérleti díj tartalmazza az állapotmegőrző és hibamegelőző karbantartásokat, a cserélendő alkatrészeket, meghibásodás esetén a gyors javítást, szükség esetén cserekészüléket.
A magyar cégekre jellemző, hogy különböző időszakokban többféle gyártótól vásároltak nyomtatókat, fénymásolókat, és mindegyik márkához, típushoz más festék, toner, papír kell... mondani sem kell, hogy ez mennyire megdrágítja egy iroda működését, mindenképp érdemes “rendet tenni”. Egy nagyteljesítményű nyomtató egy lapra jutó nyomatelőállítási költsége jóval alacsonyabb, mint egy kicsi nyomtatóé. Hálózati üzemmódban, egy megfelelő dokumentumkezelő rendszerrel vezérelve a nyomtatási költségek jelentősen csökkenthetők.